Hệ thống điện thoại VoIP dành cho doanh nghiệp nhỏ mang lại nhiều lợi ích có thể thúc đẩy tăng trưởng và nâng cao hiệu quả hoạt động của một công ty. Chọn hệ thống điện thoại VoIP giúp giảm chi phí liên lạc, hợp nhất các kênh của bạn, đơn giản hóa định tuyến cuộc gọi, v.v. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ thống điện thoại voip và giải pháp, chúng tôi đã tổng hợp một số lý do tại sao doanh nghiệp nhỏ nên đầu tư vào hệ thống VoIP:
Tóm tắt nội dung
Tại sao các doanh nghiệp nhỏ nên chọn hệ thống điện thoại VoIP?
1. Những hệ thống này tiết kiệm chi phí
VoIP được tạo ra để loại bỏ các kết nối cáp đắt tiền trong điện thoại kinh doanh.
Để triển khai hệ thống VoIP, tất cả những gì bạn cần là kết nối băng thông rộng, bộ định tuyến, máy tính , tổng đài điện thoại voip, điện thoại IP và thiết bị phần cứng khác.
Điều này không chỉ đơn giản hóa cách các công ty có thể quản lý thông tin liên lạc của họ mà còn giảm thiểu chi phí triển khai và bảo trì.
Hơn nữa, hệ thống VoIP sẽ cho phép bạn sử dụng phần cứng hiện có của mình thay vì mua phần cứng mới.
Chỉ cần đảm bảo rằng sản phẩm bạn đầu tư tương thích với phần cứng của bạn.
2. Đơn giản hóa thông tin liên lạc
Trong thời đại ngày nay, có rất nhiều kênh truyền thông mà bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp của mình.
Có thể thông qua các cuộc gọi điện thoại, trò chuyện video, nhắn tin nhanh, email hoặc fax, điều quan trọng là bạn phải cung cấp cho khách hàng tùy chọn liên hệ với bạn bằng bất kỳ phương thức nào họ muốn.
Sử dụng các hệ thống VoIP, bạn có thể đáp ứng tất cả những điều này và đơn giản hóa chúng.
Các công cụ này được trang bị công cụ quản trị tập trung cũng như hỗ trợ đa kênh.
Bằng cách này, bạn sẽ không phải nhảy từ nền tảng này sang nền tảng khác để giao tiếp với khách hàng hoặc đồng đội của mình.
3.Tăng cường bảo mật
Thông tin có giá trị của công ty đi qua hệ thống điện thoại kinh doanh hàng ngày. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các kênh liên lạc của bạn được bảo vệ
Chọn hệ thống điện thoại VoIP, bạn có thể chắc chắn rằng mình đang tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc hội thoại trong một nền tảng an toàn.
Không giống như các kết nối điện thoại truyền thống, các chương trình hiện đại này cung cấp các giao thức mã hóa mạnh mẽ, các tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu và các công cụ bảo mật khác.
4. Bảo trì dễ dàng và đơn giản
Hệ thống VoIP nói chung là bảo trì thấp. Hầu hết các nhà cung cấp bao gồm chi phí dịch vụ trong giá của họ và cung cấp cho bạn sự hỗ trợ mà bạn cần để duy trì và chạy chương trình mọi lúc
Bằng cách này, bạn sẽ không cần phải có chuyên môn kỹ thuật hoặc thuê một chuyên gia để quản lý việc khắc phục sự cố, sửa chữa và các vấn đề bảo trì khác.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là điều này không phải lúc nào cũng đúng với tất cả các giải pháp VoIP.
5. Cải thiện tính linh hoạt
Nếu bạn và nhân viên của bạn luôn làm việc liên tục, thì sử dụng VoIP sẽ là một lợi thế
Điện thoại voip chỉ yêu cầu truy cập internet và một thiết bị mà qua đó bạn có thể quản lý tin nhắn của mình, giúp dễ dàng nhận cuộc gọi, trả lời IM, thực hiện trò chuyện video, v.v.
Những tính năng mà các doanh nghiệp nhỏ nên tìm kiếm trong một hệ thống điện thoại VoIP
Các hệ thống điện thoại voip khác nhau thì sẽ có sự khác biệt về bộ tính năng, loại chức năng giao tiếp và số lượng tích hợp mà chúng có thể hỗ trợ
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên chọn hệ thống điện thoại VoIP sẽ cung cấp cho bạn các tính năng mà chúng tôi liệt kê bên dưới
1. Hội nghị
Là một trong những chức năng phổ biến nhất của điện thoại VoIP, công cụ này cho phép doanh nghiệp thực hiện các cuộc gọi điện thoại hoặc video với nhiều người cùng một lúc.
Với điều này, bạn có thể nói chuyện với những người tham gia bên trong hoặc bên ngoài khác nhau trong một nền tảng duy nhất và thậm chí chia sẻ tài liệu, ảnh, video, âm thanh và các tệp khác khi bạn trò chuyện.
2. Lịch sử cuộc gọi công việc
Để giám sát các cuộc gọi và tin nhắn đi qua hệ thống điện thoại VoIP với tất cả thông tin cần thiết thì điện thoại voip cần có tính năng lịch sử cuộc gọi công việc
Với tính năng này doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về bản chất của các cuộc gọi bạn thường xuyên thực hiện, nhân khẩu học của nhóm khách hàng liên hệ với bạn nhiều nhất, cũng như lượng thời gian và tiền bạc bạn phân bổ cho việc liên lạc hàng ngày
Với thông tin này ngay trong tầm tay, bạn có thể dễ dàng xác định cách điều chỉnh các chiến lược truyền thông của mình.
3. Định tuyến cuộc gọi
Tính năng này cho phép doanh nghiệp lập trình để liên lạc với bạn bằng các số khác nhau, chẳng hạn như điện thoại văn phòng, điện thoại nhà riêng và điện thoại di động trước khi chuyển cuộc gọi vào hộp thư thoại.
4. Thư thoại thành Emaill
Luôn gặp sự cố khi ghi tên và số liên lạc từ thư thoại? Bằng cách sử dụng tính năng này, bạn có thể tự động phiên âm thư thoại của mình thành email.
Bằng cách này, bạn có thể gửi, sắp xếp, xóa và tìm kiếm thư thoại mà không phải mất thời gian nghe từng tin nhắn.
5. Lễ tân tự động
Để giúp đảm bảo rằng tất cả các cuộc gọi của bạn đều được chuyển đến đúng nhân viên, việc có lễ tân tự động sẽ rất hữu ích
Tính năng này cho phép người dùng chấp nhận, xếp hàng và định tuyến cuộc gọi cũng như tin nhắn đến tiện ích mở rộng thích hợp.
Bằng cách đó,có thể tiết kiệm thời gian và năng lượng mà không ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của mình.
Hy vọng rằng với hướng dẫn của chúng tôi về điện thại VoIP, bạn có thể tìm hiểu thêm về các chức năng khác nhau mà bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp của mình cũng như đánh giá xem sản phẩm nào sẽ kết hợp tốt với hệ sinh thái kinh doanh hiện tại của bạn
Chuyên mục: Tin tức