Thông tin ngày càng có vai trò quan trọng trong đời sống con người. Giữa các phòng ban của một cơ quan, doanh nghiệp cần trao đổi, làm việc hằng ngày. Lắp đặt tổng đài nội bộ chính là giải pháp đáp ứng nhu cầu ấy.
Song hành cùng với sự phát triển của công ty là nhu cầu mở rộng về hệ thống cũng như quy mô của doanh nghiệp. Việc lắp đặt tổng đài cho công ty có nhiều chi nhánh đã trở nên hết sức quan trọng và cần thiết. Đây là nhu cầu tất yếu đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi và chuyên nghiệp hơn.
Tổng đài nội bộ là một thiết bị điện tử tập trung tất cả các thiết bị nghe nói. Những thiết bị đó là máy fax, điện thoại bàn, điện thoại không dây,….. Tổng đài nội bộ xử lý tất cả các cuộc gọi , tín hiệu trong mạng và ngoại mạng theo một cách đơn giản nhất.
Tổng đài nội bộ chuyên dành cho các tổ chức. Có thể là bệnh viện, nhà trường, ngân hàng, văn phòng,…..Tổng đài nội bộ là hệ thống chuyên biệt đáp ứng nhu cầu liên lạc, cho nhận thông tin hàng ngày.
Tổng đài nội bộ chuyển đổi tín hiệu thành sóng điện từ. Sóng điện từ này có tần số và biên độ khác nhau tại đầu nhận. Tổng đài nội bộ có chi phí lắp đặt hợp lý, tính năng đa dạng. Việc nâng cấp, bảo dường, vận hành cũng được đảm bảo.
Tóm tắt nội dung
Thực trạng của doanh nghiệp không có hệ thống tổng đài.
- Doanh nghiệp không có hệ thống tổng đài của riêng, gặp phải rất nhiều vấn đề: Không có liên kết nội bộ: đây chính là bất lợi lớn nhất. Không có tổng đài, hoạt động sẽ rời rạc và không thể kết nối qua hệ thống tổng đài chung.
- Tốn cước: các cuộc gọi bị tính phí vì không có tổng đài cuộc gọi đều là những cuộc gọi thường. Sẽ càng tốn kém hơn với các chi nhánh tỉnh lẻ.
- Phải dùng và quảng bá nhiều số điện thoại: đây là nhu cầu tất yếu khi không trang bị tổng đài. Việc trang bị số điện thoại đại diện cho sự tồn tại của công ty, doanh nghiệp. Việc này ảnh hưởng rất nhiều đến việc quảng bá thương hiệu công ty.
- Không thể quản lý hệ thống điện thoại do không có liên kết nội bộ. Không thể kiểm tra lịch sử cuộc gọi cũng như thống kê chi tiết cuộc gọi.
Tổng đài điện thoại nội bộ và cách lắp đặt tổng đài cho doanh nghiệp
Tổng đài nội bộ chính là giải pháp cho những thực trạng trên. Lắp đặt tổng đài nội bộ đưa ra giải pháp và đáp ứng đông đảo nhu cầu của người tiêu dùng. Nhu cầu rất đa dạng, ứng dụng rộng rãi trong mọi ngành nghề.
- Tổng đài nội bộ phục vụ liên lạc nội bộ công ty.
- Tổng đài nội bộ phục vụ bộ phận chăm sóc khách hàng.
- Tổng đài phục vụ telesale: gọi được ra ngoài. Thực hiện đồng thời nhiều cuộc gọi. Tiết kiệm chi phí gọi ra.
- Là lựa chọn cho các thiết bị đầu cuối. Xác định số máy nhánh, số người sử dụng, số lượng người cần sử dụng.
Lợi ích khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ.
- Tiết kiệm chi phí liên lạc.
- Sử dụng chung hệ thống đường line bưu điện cho nhiều nhân viên.
- Dễ chuyển cuộc gọi, cướp máy, forward cuộc gọi,…
- Tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
- Dễ quản lý danh sách cuộc gọi, thống kê, tạo nguồn khách hàng thân thiết.
Thiết bị lắp đặt tổng đài ảo.
Các thiết bị cơ bản bao gồm:
- Tổng đài.
- Các điện thoại đầu cuối
- Hệ thống đường dây nội bộ. Bao gồm cáp điện thoại, gen ốp tường, wallplate, dây nhảy từ wallplate ra điện thoại.
- Nhân công lắp đặt.
Các thiết bị phụ theo nhu cầu:
- Phần mềm tính cước: thống kê cước phí máy lẻ.
- Thiết bị ghi âm: ghi âm nội dung các cuộc gọi.
- Bộ lưu khi mất điện.
- Card trả lời tự động: cho phép khách hàng trực tiếp bấm máy lẻ.
- Các phần mềm khác: phần mềm gọi trên máy tính.
Các bước lắp đặt tổng đài nội bộ.
- Bước 1: Khảo sát vị trí lắp đặt. Dựa trên vị trí doanh nghiệp cũng như nhu cầu doanh nghiệp.
- Bước 2: Tạo sơ đồ lắp đặt.
- Bước 3: chọn các thiết bị thi công phù hợp.
- Bước 4: thuê đội ngũ nhân công có thực lực để tiến hành lắp đặt.
- Số lượng tổng đài tương ứng số máy con, kéo dây lẻ ra từng máy. Nếu số lượng nhân viên không đông thì kéo tập trung tại nơi. Nếu số lượng nhân viên đông thì tập trung các đầu dây điện thoại tại một điểm.
- Nếu số lượng nhân viên không đông thì kéo tập trung tại một chỗ.
- Nếu số lượng nhân viên đông thì đấu các dây tập trung tại một điểm để dễ quản lý. Sử dụng hộp cáp nhiều đôi để tập trung lại.
- Nối theo thứ tự.
- Các loại tổng đài phổ biến tại Việt Nam: tổng đâì Yeastar , Siemens, NEC,….
Mô hình tổng đài nội bộ phổ biến hiện nay.
Tổng đài nội bộ trung tâm
- Có thiết kế đường line đơn giản, giá thành rẻ, thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Cung cấp từ 3- 8 line.
- Cơ sở liên lạc tốt, cuộc gọi có thể được giữ lại.
- Cho phép người dùng có sự lựa chọn một luồng hoặc đến các máy nhánh khác nhau.
- Có thể chuyển cuộc gọi đến một số nhân viên tổng đài cố định.
Hệ thống lai giữa tổng đài điện thoại với tổng đài qua mạng Internet.
- Là sự kết hợp giữa tổng đài 1900 nội bộ truyền thống và tổng đài VoIP kiểu hiện đại.
- Cuộc gọi vẫn được thực hiện như các hệ thống khác, nhưng được thực hiện qua Internet.
- Chi phí cuộc gọi rẻ hơn so với bình thường.
Cách lựa chọn tổng đài phù hợp.
- Dựa trên cấu hình. Phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của hiện tại hoặc tương lai để lựa chọn. Định hướng trang bị và xây dựng phù hợp với nhu cầu hiện tại và có khả năng mở rộng trong tương lai.
- Lựa chọn dựa trên chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu khai thác.
Lắp đặt hệ thống tổng đài nội bộ là phương án tiết kiệm thời gian, chi phí. Là giải pháp tuyệt vời cho việc tối ưu hóa nguồn nhân lực công ty. Hệ thống tổng đài nội bộ luôn phát triển và nâng cấp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tổng đài nội bộ hỗ trợ doanh nghiệp trong nhiều hoạt động và có tính linh hoạt.
Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ góp phần không nhỏ khẳng định bộ mặt thương hiệu. Thể hiện sự chuyên nghiệp trước đối tác, khách hàng.
Vintech – điện máy viễn thông của người Việt
Liên hệ ngay với Điện máy Viễn thông để được tư vấn sản phẩm miễn phí và đặt hàng nhanh nhất, chất lượng nhất nhé!
- Website : Điện máy viễn thông Vintech
- Fanpage: Vintech Việt Nam
- Quý khách có thể tham khảo thêm các sản phẩm:
Chuyên mục: Câu hỏi chưa được trả lời