Để kết nối với đối tác hay khách hàng, các doanh nghiệp luôn cần đến một tổng đài để trao đổi thông tin, hợp tác làm ăn, mua bán lợi nhuận. Với sự phát triển như vũ bão của nền công nghiệp Việt và sự tỏa sáng của mặt trận truyền thông hiện nay thì việc lắp đặt tổng đài IP được xem như một xu hướng mới của doanh nghiệp với hàng loạt các thế mạnh vô cùng vượt trội.
Tóm tắt nội dung
Lắp đặt tổng đài IP – sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp
– Tổng đài IP hay còn gọi là tổng đài nội bộ dùng giao thức Internet: là một mạng điện thoại riêng dùng Internet để thực hiện các cuộc gọi điện thoại ra bên ngoài (theo Wikipedia)
– Khi sử dụng tổng đài IP, dữ liệu giọng nói được truyền đi qua Internet thay vì mạng điện thoại thông thường.
Tại sao việc lắp đặt tổng đài IP lại được xem như một “trợ thủ’ đắc lực của truyền thông doanh nghiệp?
Trước hết, lắp đặt tổng đài IP giúp tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả như:
- Giá thành lắp đặt rẻ
- Hoàn toàn miễn phí các cuộc trao đổi quốc tế,các chi nhánh,văn phòng ở xa bởi vận hành của tổng đài đươc kết nối từ Intenet,…
- Không phí dây điện thoại, từ đó khi thay đổi vị trí lắp đặt vô cùng dễ dàng, không phát sinh phí.
- Quản lí tổng tài linh hoạt, ở bất kì mọi nơi.
Nhờ có sự tiện lợi trên mà tổng đài IP còn những ưu thế vô cùng đa dang:
- Đường truyền ổn định, dễ dàng trích xuất dữ liệu
- Mở rộng không giới hạn: bạn có thể dám sát cuộc gọi, ghi âm, lưu giữ thông tin,…
- Giải quyết các tính năng khác nhau: phát lời chào tự động, gửi thông điệp tới khách hàng…
- Phân phối cuộc gọi thông minh.
- Tiết kiểm nhân lục quản lí, trực ban tại tổng tài
- Đàm thoại được với nhiều người, họp hội nghị online,..;
Ngoài ra còn vô vàn các điểm mới mẻ khác.
Mô hình lắp đặt tổng đài IP gồm những gì?
Đầu số tổng đài
Đây là thành phần quan trọng của tổng đài, được cho là dấu hiệu nhận biết để tổng đài liên lạc ra/ vào bên ngoài.
Loại đầu số được sử dụng phổ biến hiện nay:
+ Đầu số công nghệ Analog: một số mạng như VNPT, Viettel,… Khi dùng đầu số này cần có thiết bị chuyển đổi analog sang IP
+ Đầu số công nghệ VOIP: một số mạng như FPT, Viettel,… Khi dùng đầu số này có thể cấu hình trực tiếp qua kết nối internet, không cần thiết bị chuyển đổi.
Tổng đài IP
Đây là sợi dây kết nối giữa đầu số và các thiết bị đầu cuối để làm nên hệ thống hoàn chỉnh
Thiết bị đầu cuối
Đây là thiết bị người dùng trực tiếp sử dụng.
Điện thoại IP
– Điện thoại IP có dây mạng như Granstream GXP 1610, Yealink T21E2
– Điện thoại IP không dây như Yealink W56P, W56H, Grandstream DP750, 720
– Điện thoại VoIP cho tiếp tân
Softphone
Softphone phần mềm miễn phí được cài đặt trên máy tính khi sử dụng kết hợp với tai nghe và trên smartphone với các hệ điều hành như IOS, Android,…
Vậy để lắp đặt tổng đài IP, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
Hiện nay có hai loại tổng đài IP là tổng đài IP phần cứng (tích hợp sẵn core tổng đài IP) và tổng đài phần mềm ( hoạt động trên giao thức điện toán đám mây). Tùy vào mục đích sử dụng mà doanh có thể lựa chọn các thiết bị để chuẩn bị lắp đặt.
Đối với tổng đài IP phần cứng, doanh nghiệp cần:
- Tổng đài, có hai loại phổ biến hiện nay là tổng đài điện thoại IP Grandstream và tổng đài IP Mypbx
- Điện thoại IP
- Bộ chuyển đổi Gateway ( dùng trong trường hợp sử dụng điện thoại Analog)
- Hệ thống dây cáp của tổng đài để kết nối với mạng LAN nội bộ
- Cài đặt phần mềm Softphone trên máy tính
- Tai nghe điện thoại cắm vào máy tính hoặc điện thoại IP
- Đường truyền quang (dùng cho trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh)
- Hệ thống mạng tốc độ cao
- Đối với tổng đài IP phần mềm, doanh nghiệp cần:
- Máy chủ serve
- Điện thoại IP
- Card lưu trữ thông tin để tránh trường hợp mất dữ liệu khi máy chủ gặp sự cố.
- Card giao tiếp bưu điện (Card giao tiếp đường Analog hoặc đường truyền E1)
– Bộ chuyển đổi Gateway ( dùng trong trường hợp sử dụng điện thoại Analog)
– Hệ thống dây cáp của tổng đài để kết nối với mạng LAN nội bộ
– Cài đặt phần mềm Softphone trên máy tính
– Tai nghe điện thoại cắm vào máy tính hoặc điện thoại IP
– Đường truyền quang (dùng cho trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh)
Nên lắp đặt tổng đài IP cứng hay tổng đài IP mềm?
-
Về tổng đài IP cứng:
– Chạy ổn định do hệ thống đã được tối ưu
– Đầy đủ tính năng của tổng đài IP
– Quá trình sửa chữa, sao lưu nhanh chóng, thuận tiện
-
Về tổng đài IP mềm:
– Hoàn toàn miễn phí khi triển khai core tổng đài
– Sau một năm cần phải reset do tồn tại nhiều file rác
– Đầu tư mất nhiều chi phí hơn
– Đầy đủ tính năng vượt trội như gửi lời chào tự động, ghi âm, báo cáo kết quả cuộc gọi,…
– Tuy nhiên, lắp đặt tổng đài IP mềm mất nhiều chi phí hơn do phải đầu tư card giao tiếp.
Một số kinh nghiệm lắp đặt tổng đài khi chuẩn bị các thiết bị cần thiết.
- Máy tính để cài đặt tổng đài: ưu tiên cho PC vì giá thành rẻ, khỏe
- Nếu dưới 150 máy lẻ nên chọn 1 PC đồng bộ rơi vào khoản 7- 10 triệu đồng.
- Nếu từ 150 máy trở lên nên chọn dòng máy chủ có cấu hình cao hơn, từ đó gá thành cũng nhình hơn khoảng 3-5 triệu đồng.
- Card giao tiếp đường vào bưu điện: có 3 loại trên thị trường hiện nay
- Loại cắm trong: Loại giao tiếp khe cắm PCI hoặc PCIe cắm trong máy tính.
- Loại cắm ngoài: Loại này giao tiếp qua chuẩn mạng RJ45 cắm trực tiếp vào switch.
- Loại card sử dụng các SIM di động làm các đầu số giao tiếp.
- Nên sử dụng các phần mềm PC để làm máy lẻ, có thể tiết kiệm được chi phí khi chỉ cần một chiếc tai nghe cắm vào PC là thoại được ngay.
- Những lưu ý nhỏ khi cài đặt bảo mật trong viếc lắp đặt tổng đài IP
- Tăng cường bảo mật các tổng đài IP ảo bằng những thiết bị bảo mật hiện đại để tránh bị password mặc định tổng đài bị hacker dò ra và chiếm quyền admin.
- Có cơ chế lưu log riêng và thiết lập cấu hình mạnh để bảo mật, phát hiện ra những dấu hiệu bất thường .
- Đảm bảo bảo mật tuyệt đối cho server và tổng đài IP chính.
Tổng kết – lắp đặt tổng đài IP
Bài viết trên đây là những thông tin mình tìm hiểu và chắt lọc để mọi người cùng nhau tham khảo. Việc lắp đặt tổng đài IP là vô cùng tiện ích, phù hợp với nền văn hóa hiện đại, rộng mở như xã hội nước ta ngày nay. Việc học hỏi, tiếp thu, liên lạc với bạn bè quốc tế sẽ xây dựng nền văn hóa “hòa nhập nhưng không hòa tan”, vừa đưa nền văn minh Việt Nam vươn ra thế giới, vừa học hỏi được những tinh hoa của nước bạn. Thời đại 5.0 đang tiến gần, mỗi cá nhân sẽ góp phần không nhỏ vào sự phát triển của đất nước.
Vintech – điện máy viễn thông của người Việt
Liên hệ ngay với Điện máy Viễn thông để được tư vấn sản phẩm miễn phí và đặt hàng nhanh nhất, chất lượng nhất nhé!
- Website : Điện máy viễn thông Vintech
- Fanpage: Vintech Việt Nam
- Quý khách có thể tham khảo thêm các sản phẩm:
Chuyên mục: Câu hỏi chưa được trả lời