Tổng đài điện thoại nội bộ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản đáng kể chi phí dùng cho hoạt động kinh doanh. Việc lắp đặt tổng đài nội bộ đã trở thành xu hướng trong các phòng ban. Quy trình lắp đặt cũng không quá phức tạp.
Tóm tắt nội dung
Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ
Tổng đài nội bộ là hệ thống chuyển mạch dùng để kết nối, giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp, có khả năng gọi ra bên ngoài trên một số dây trung kế nhất định.
Tính năng của tổng đài điện thoại nội bộ.
- Tổng đài nội bộ cho phép liên lạc mà không mất cước phí.
- Hiển thị số gọi vào, chuyển máy cuộc gọi không cần di chuyển.
- Ghi âm lời chào, phát thông báo hết giờ làm việc.
- Thống kê cuộc gọi nhỡ, cuộc gọi đến và đi.
- Cấm list theo danh sách: cấm số máy lẻ gọi di động, liên minh, quốc tế,….
- Ghi âm các máy lẻ điện thoại các cuộc gọi đến, đi.
- Kết nối đồng nhất nhiều chi nhánh thành cùng một hệ thống.
- Khả năng tiếp cận khách hàng cao hơn.
Thiết bị của hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ.
Một hệ thống tổng đài nội bộ thường bao gồm:
- Tổng đài điện thoại: bộ trung tâm chuyên xử lý chuyển mạch tất cả các cuộc gọi, tín hiệu đàm thoại, tín hiệu số.
- Đường trung kế: đường line bưu điện từ nhà mạng.
- Máy nhánh: bao gồm điện thoại bàn ip , máy in, máy fax,….
- Hộp cáp: nơi tập trung dây tín hiệu đấu nối các thiết bị đầu cuối …..giảm chống sét, phục vụ công tác bảo dưỡng, bảo trì và nâng cấp trở nên dễ dàng hơn.
- Hệ thống đường dây nội bộ: cáp điện thoại, gen ốp tường, wallplate, dây nhảy từ wallplate ra điện thoại.
Thiết bị thêm của hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ.
- Bộ nguồn dự phòng: kết nối trực tiếp vào tổng đài, là phương án dự phòng khi xảy ra tình trạng cúp điện, đảm bảo sự vận hành của hệ thống.
- Ban giám sát DSS: nhận biết tình trạng của máy nhánh trong hệ thống( bận, gác máy, trung kế bận, trung kế rảnh,…..).
- CID (Hiển thị số gọi đến): tùy thuộc vào dòng tổng đài.
Nguyên tắc hoạt động của hệ thống tổng đài nội bộ?
- Mỗi một máy nhánh trong hệ thống tổng đài nội bộ đều được kết nối bằng một đường dây. Khi một cuộc gọi được thực hiện, đường dây sẽ được chuyển bằng phích cắm bởi nhân viên trực tổng đài.
- Một số tổng đài điện thoại nối với nhau bằng đường truyền cáp quang, vệ tinh hay các trạm chuyển tiếp vô tuyến.
- Các card cắm được sử dụng trong tổng đài nội bộ cho phép các thao tác bằng tay được hệ thống hóa bằng hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ.
- Các đường dây trung kế là các đường dây mà doanh nghiệp sử dụng cho hệ thống tổng đài nội bộ được thuê qua các đường truyền của bưu điện.
- Doanh nghiệp sử dụng một máy, các máy được lắp đặt thêm gọi là máy nhánh.
Tổng đài nội bộ kết hợp tất cả các máy nhánh cùng nhau theo quy trình:
- Đầu tiên là nhận biết tình trạng của máy nhánh.
- Khi nhận được máy điện thoại nhấc máy, tổng đài điện thoại nội bộ phát tín hiệu mời gọi đi (tín hiệu u dài mà bạn nghe được).
- Nhận các thông tin nhập từ bàn phím điện thoại.
- Xử lý thông tin.
- Định tuyến kết nối vào máy nhánh cần gọi đến.
- Phát tín hiệu và kết nối cuộc gọi cho hai máy.
Sơ đồ cách kết nối hệ thống tổng đài nội bộ.
- Tổng đài nội bộ gồm rất nhiều cổng, gọi chung là port được nối với các đường line bên ngoài gọi là đường trung kế (CO).
- Các máy nhánh( EXT) là các port dùng để kết nối các thiết bị bên trong.
- Hệ thống tổng đài nội bộ được quản lý bởi các máy tính kết nối với nhau bởi 1 cổng COM.
- Các thiết bị tổng đài được kết nối với nhau bằng dây điện thoại 2P hoặc 4P. Một dây thường có 2 ruột dây mát và dây nóng.
- Sơ đồ lắp đặt hệ thống cần đảm bảo cân nhắc đến nhu cầu của khách hàng. Sơ đồ lắp đặt đảm bảo quá trình diễn ra trọn vẹn và tránh những lỗi không đáng có. Sơ đồ lắp đặt hệ thống tổng đài được thiết kế phù hợp với không gian làm việc.
Một số thương hiệu tổng đài điện thoại nội bộ.
- Tổng đài Panasonic.
- Tổng đài Siemens.
- Tổng đài NEC.
- Tổng đài Yeastar, Excelltel, , Akuvox, Avaya, Cissco,……
Lưu ý khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ.
Chọn mua tổng đài điện thoại nội bộ.
Xác định loại tổng đài điện thoại cần cho hệ thống dựa vào mục đích sử dụng.
+ Cho nhu cầu liên lạc: nên dùng hệ thống tổng đài nội bộ analog.
+ Phục vụ nhu cầu hỗ trợ dịch vụ cho khách hàng, truy vấn thông tin: nên chọn tổng đài nội bộ IVR.
Dung lượng sử dụng.
- Ước tính số lượng đường vào bưu điện và số lượng máy lẻ, tùy theo số lượng cuộc gọi vào ra để chọn số lượng đường vào bưu điện. Thông thường các tổng đài chăm sóc khách hàng sẽ cần số lượng đường vào nhiều.
- Số lượng máy lẻ phụ thuộc vào số lượng người sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ.
+ Đối với khách hàng lắp mới hay thay thế hệ thống cũ thì tổng đài nội bộ là lựa chọn đúng đắn vì tính phù hợp và đem lại hiệu quả sử dụng cao nhất.
+ Đối với khách hàng thay thế hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ đã có mạng điện thoại: analog là lựa chọn rẻ nhất.
+ Đối với khách hàng có mạng LAN, chưa có mạng điện thoại, mua điện thoại nội bộ về là đã có thể sử dụng được ngay.
Quy mô doanh nghiệp.
- Nhân công triển khai lắp đặt.
- Nhân công triển khai lắp đặt: nhân công triển khai máy lẻ, chạy hệ thống cáp.
- Cài đặt tổng đài: cài đặt gọi đi bằng password, cài đặt lời chào, cài đặt cấm máy lẻ.
- Lựa chọn đơn vị lắp đặt có uy tín để đảm bảo hiệu quả của hệ thống tổng đài.
Nhờ những tính năng hiện đại hữu ích, tổng đài nội bộ giúp doanh nghiệp quản lý và tiết kiệm chi phí, tận dụng tối đa các nguồn lưu lượng của bưu điện. Nâng cao hiệu suất quá trình thông tin liên lạc, tạo ra tính năng suất, hiệu quả, chuyên nghiệp của doanh nghiệp.Hệ thống điện thoại nội bộ từng bước khẳng định được vị thế, được rất nhiều các doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn.
Vintech – điện máy viễn thông của người Việt
Liên hệ ngay với Điện máy Viễn thông Vintech để được tư vấn sản phẩm miễn phí và đặt hàng nhanh nhất, chất lượng nhất nhé!
- Website : https://dienmayvienthong.com/
- Fanpage:https://www.facebook.com/vintechvietnam
- Quý khách có thể tham khảo thêm các sản phẩm:
Chuyên mục: Câu hỏi chưa được trả lời