Tổng đài nội bộ đã không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp, tổ chức nữa. Tổng đài nội bộ giúp tiết kiệm được một khoản đáng kể các chi phí dành cho hoạt động kinh doanh, là hệ thống mà rất nhiều các doanh nghiệp tin dùng hiện nay. Vậy lợi ích khi lắp đặt tổng đài nội bộ là gì? Cách lắp đặt tổng đài nội bộ như thế nào?
Tóm tắt nội dung
Lợi ích khi lắp đặt tổng đài nội bộ và cách lắp đặt
Tổng đài nội bộ là hệ thống dùng để kết nối, giao tiếp trong một doanh nghiệp. Là một hệ thống chuyển mạch giúp các thiết bị đầu- cuối liên lạc gọi nội bộ cho nhau và còn có khả năng liên lạc ra bên ngoài, áp dụng với một số đường trung kế nhất định. Tổng đài nội bộ( hay còn gọi là tổng đài điện thoại), nơi tập trung tất cả các thiết bị nghe gọi bao gồm máy fax, điện thoại bàn, điện thoại không dây,…. tại một chỗ để xử lý tất cả các cuộc gọi, tín hiệu trong mạng, ngoài mạng một cách thuận tiện và tiết kiệm thời gian nhất có thể.
Những lợi ích khi lắp đặt tổng đài nội bộ
Những lợi ích mà tổng đài nội bộ mang lại là gì, có đáng để sử dụng hay không? Câu trả lời là hoàn toàn xứng đáng với số tiền bạn bỏ ra. Tổng đài nội bộ mang lại cho bộ mặt công ty bạn tính chuyên nghiệp, vì sao lại thế? Vì nó có thể ngay lập tức giải đáp những thắc mắc của khách hàng, tạo ấn tượng trong lòng khách hàng, bắt đầu một đoạn hội thoại luôn là một lời chào ấm áp đến từ phía công ty, tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng, điện thoại sẽ được nối đến bất cứ đâu.
Mặt khác, tổng đài nội bộ cho phép các phòng ban ngành liên quan liên lạc với nhau.Sẽ không còn cảnh phải lật đật chạy từ nơi này sang nơi khác nữa. Hơn nữa, chi phí cũng được giảm thiểu đáng kể. Tổng đài nội bộ có khả năng tiếp cận khách hàng vô cùng tuyệt vời. Có thể kết nối một cách vô cùng nhanh chóng, các nhân viên có thể đón tiếp nhiều khách hàng khác nhau trong cùng một khoảng thời gian cố định.
Các loại tổng đài phổ biến trên thị trường.
- Tổng đài Fanvil
- Tổng đài Panasonic
- Tổng đài Siemens.
- Tổng đài NEC.
- Tổng đài Excelltel, Yeastar, Akuvox,…….
Người tiêu dùng dựa vào các tiêu chí như điều kiện kinh tế, quy mô doanh nghiệp, yêu cầu công việc, tính năng của các loại tổng đài,…. để lựa chọn loại tổng đài nội bộ phù hợp nhất.
Các thiết bị cần chuẩn bị khi lắp đặt tổng đài nội bộ.
Để có một hệ thống điện thoại nội bộ hoàn chỉnh, cần chuẩn bị: tổng đài, điện thoại đầu nối, nhân công có kinh nghiệm, hệ thống đường dây nội bộ(bao gồm cáp điện thoại, wallplate, gen ốp tường, dây nhảy từ wallplate ra điện thoại),….
- Cáp phân ra cáp 2 đôi và cáp nhiều đôi. Chọn loại cáp phù hợp dựa vào vị trí lắp đặt.
- Máy nhánh: gồm các thiết bị như điện thoại bàn, điện thoại mẹ, máy in, fax,…..
- Hộp cáp: nối giữa các trục cáp giữa các tầng, các tòa nhà. Chống sét giúp việc bảo hành đường dây thuận lợi hơn.
- Wallplate: đầu cắm của các điện thoại.
- Gen cáp: đảm bảo tính thẩm mỹ.
- Ống chôn cáp: chạy ngầm, dùng khi hệ thống đã đi vào hoạt động
- Bộ nguồn dự phòng: kết nối trực tiếp vào tổng đài, phòng trường hợp hệ thống điện xuất hiện vấn đề không thể nhanh chóng giải quyết.
- Bàn giám sát: nhận biết tình trạng của máy nhánh trong hệ thống.
Cách lắp đặt tổng đài nội bộ.
Dựa vào các phím cơ bản của tổng đài điện thoại nội bộ.
– Phím *. Đầu tiên phải xem xét trạng thái của máy điện thoại, chuyển điện thoại về trạng thái nội tuyến bằng cách sử dụng phím *.
– Các chức năng khi được thực hiện đúng quy trình kêu lên một tiếng tút. 3 tiếng tút tương đương đã xảy ra nhầm lẫn ở bước nào đó, cần xem xét tỉ mỉ lại.
– Dùng phím * để bắt đầu lại ngay khi làm sai.
– Kết thúc cài đặt bằng cách sử dụng phím #.
Cách lắp đặt tổng đài nội bộ và sử dụng các chức năng chính
Thiết lập nhân viên trực ban nhận cuộc gọi.
Khi có khách gọi tới điện thoại voip ngay lập tức đổ chuông, người dùng cần nhấc máy để thực hiện đối thoại. Trường hợp không có nhân viên trực ban, đường dây bận, tổng đài sẽ tự động tìm máy không bận để thực hiện công việc tiếp nhận cuộc gọi.
Thiết lập chế độ trả lời tự động.
– Tổng đài nội bộ tự động đọc lời chào, thông báo phân luồng thông tin theo các phím tắt trong trường hợp hợp cuộc gọi hướng tới máy con trong tổng đài. Tổng đài nội bộ có khả năng cho phép người gọi tiếp xúc máy tổng trước máy con. Đó là khi người gọi chọn quay phím tắt, số máy con sau đó tự động đổ chuông. Nhấc máy lên là cuộc thoại đã bắt đầu. Vô cùng đơn giản.
Thực hiện báo số máy nhanh.
– Chọn #81 với các máy gián tiếp thực hiện cuộc gọi đi, *#81 với các máy trực tiếp thực hiện cuộc gọi đi. Số của các máy nhánh có thể dễ dàng phân biệt được khi thực hiện thao tác này.
Thực hiện đàm thoại nội bộ.
– Áp dụng cho các máy nhánh, trực tiếp liên lạc ra bên ngoài. Sử dụng thao tác trên máy với nội dung: *+203.
– Kiểm tra trạng thái của máy. Ấn * để chuyển đổi sang chế độ gọi nội bộ. Đảm bảo nghe được âm thanh tín hiệu báo rồi mới chọn số máy nhánh cần.
– Cách đơn giản hơn là ấn tổ hợp phím để chọn số máy nhánh cần gọi.
Chọn cổng thực hiện cuộc gọi đi.
– Sử dụng tổ hợp phím *#M để trực tiếp thực hiện cuộc gọi đi, #M để gián tiếp thực hiện cuộc gọi đi. Người dùng có thể lựa chọn cổng thực hiện cuộc gọi trong một số trường hợp nhất định. Đó là khi đường dây bận, khi đó có khả năng có người đang dùng hoặc là cổng chưa được mở. Trong trường hợp này, người dùng có quyền chọn lựa, đường dây từ 1 đến 8.
Những lưu ý khi lắp đặt tổng đài nội bộ.
– Cân nhắc về số lượng máy cần lắp để lựa chọn tổng đài thích hợp.
– Xác định vị trí lắp đặt phù hợp như vậy khi đấu nối trạm trung kế sẽ dễ dàng hơn, đồng thời tiết kiệm chi phí nhiều nhất cho doanh nghiệp.
– Có thể mắc thêm trạm trung kế để đáp ứng nhu cầu của cuộc gọi.
Tổng đài điện thoại ngày càng giữ vai trò quan trọng hơn với bất kỳ doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, giúp nâng cao hiệu xuất thông tin liên lạc cả trong lẫn ngoài. Hy vọng với những gì đã chia sẻ ở bài viết có thể giúp mọi người tìm được cách tối ưu nhất trong quá trình lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ.
Vintech – điện máy viễn thông của người Việt
Liên hệ ngay với Điện máy Viễn thông Vintech để được tư vấn sản phẩm miễn phí và đặt hàng nhanh nhất, chất lượng nhất nhé!
- Website : https://dienmayvienthong.com/
- Fanpage: https://www.facebook.com/vintechvietnam
- Quý khách có thể tham khảo thêm các sản phẩm:
Chuyên mục: Câu hỏi chưa được trả lời