Tổng đài điện thoại là thiết bị không thể thiếu trong doanh nghiệp trong hoạt động giao tiếp. Và việc chọn tổng đài điện thoại phù hợp cho doanh nghiệp cũng gây ra không ít khó khăn.
Nhiều người sẽ boăn khoăn là nên chọn tổng đài ip cứng hay ảo hoặc tổng đài truyền thống.
Để giúp bạn đưa ra quyết định đó một cách dễ dàng nhất, sau đây chúng tôi sẽ đưa ra những thông tin hữu ích để hướng dẫn bạn Cách chọn tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp phù hợp cho nhu cầu kinh doanh của mình.
Tóm tắt nội dung
- Tổng đài điện thoại là gì?
- Các loại hệ thống tổng đài
- Lựa chọn tổng đài điện thoại phù hợp
Tổng đài điện thoại là gì?
Tổng đài là một mạng điện thoại nội bộ trong một doanh nghiệp quản lý định tuyến các cuộc gọi đến và đi và cung cấp cho nhân viên khả năng gọi cho nhau miễn phí
Hầu hết các hệ thống đều cung cấp các tính năng điện thoại kinh doanh như tự động trả lời, hội nghị cuộc gọi, giữ cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, v.v.
Các loại hệ thống tổng đài
Tổng đài analog
Tổng đài analog hay còn tổng đài tương tự truyền thống kết nối với PSTN (Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng) qua các đường dây POTS (Dịch vụ điện thoại cũ )
Các cuộc gọi điện thoại được định tuyến thông qua PBX sử dụng điện thoại cố định bằng đồng truyền thống .
Ưu điểm của tổng đài analog
Hệ thống tổng đài tương tự không bị ảnh hưởng bởi các sự cố kết nối do chúng không kết nối với Internet
Tổng đài analog phù hợp với các tổ chức yêu cầu hệ thống điện thoại tiêu chuẩn không có tính năng và chức năng bổ sung và không mong đợi sự phát triển lớn trong tương lai gần.
Các hệ thống tổng đài tương tự cũng phù hợp cho các doanh nghiệp ở những khu vực không có hoặc có kết nối Internet hạn chế.
Nhược điểm của tổng đài analog truyền thống
Không có nhiều tính năng PBX hiện đại như thư thoại đến email, gọi video hoặc tiện ích mở rộng điện thoại di động.
Việc bảo trì, nâng cấp hay gặp sự cố cần sử lý sẽ mất thời gian và có phần bất tiện
Tổng đài IP
Thay vì sử dụng các đường dây đồng truyền thống, tổng đài IP (Giao thức Internet) còn được gọi là tổng đài VoIP (Giao thức thoại qua Internet) sử dụng Internet để thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại
Tổng đài IP có các cổng hoặc cổng SIP (Giao thức khởi tạo phiên) mà các đường dây đến kết nối với.
Điều này yêu cầu thiết bị cầm tay được kết nối với hệ thống phải là thiết bị cầm tay tương thích với IP hoặc SIP.
Nhược điểm của tổng đài ip
Các hệ thống điện thoại này yêu cầu kết nối Internet đáng tin cậy để hoạt động,
Nếu bạn đang xem xét hệ thống voip cho doanh nghiệp mình thì cần đảm bảo kết nối Internet
Ưu điểm của tổng đài ip
Tổng đài ip phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, hệ thống điện thoại IP PBX là lựa chọn phổ biến của các doanh nghiệp lớn.
Các hệ thống điện thoại này cung cấp các tính năng cấp doanh nghiệp như Truyền thông hợp nhất, tính di động của các tiện ích mở rộng cũng như bảo trì và lập trình hệ thống từ xa.
Cách chọn hệ thống tổng đài điện thoại – Tiêu chí chính để chọn
Các tổ chức thuộc mọi quy mô đều có thể sử dụng hệ thống điện thoại PBX. Quyết định chọn giải pháp nào sẽ phụ thuộc vào ngân sách, môi trường kinh doanh hiện tại và các kế hoạch trong tương lai.
1. Số lượng người dùng và quy mô doanh nghiệp.
Số lượng người dùng sử dụng hệ thống điện thoại doanh nghiệp cũng là một yếu tố cần thiết.
Một số nhà cung cấp hệ thống điện thoại kinh doanh có giá dựa trên số lượng người dùng.
Do đó, có những hệ thống điện thoại doanh nghiệp được xây dựng cho các doanh nghiệp lớn có nhiều người dùng, trong khi một số phục vụ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với một nhóm nhỏ hơn.
Vì vậy, khi lựa chọn hệ thống điện thoại doanh nghiệp, bạn cần đảm bảo rằng nó phù hợp với quy mô nhân viên
2. Vị trí địa lý của công ty
Nhiều địa điểm đòi hỏi một giải pháp hoàn toàn khác so với một giải pháp cần hoạt động chỉ trong một văn phòng.
Nếu doanh nghiệp của bạn nằm ở khu vực nông thôn hoặc có dịch vụ internet không đáng tin cậy hoặc không ổn định, hãy sử dụng hệ thống điện thoại cố định cũ hơn thay vì kết nối internet
3. Có bao nhiêu dòng và phần mở rộng được yêu cầu?
Ngoài điện thoại, bao gồm bất kỳ thiết bị nào phải được kết nối với hệ thống, chẳng hạn như máy fax, modem và thiết bị đầu cuối thẻ tín dụng.
Văn phòng chi nhánh và nhân viên di động cũng nên được tính đến.
4. Nhu cầu phát triển và mở rông trong tương lai
Nếu công ty có kế hoạch mở rộng, hãy cân nhắc xem có bao nhiêu nhân viên hoặc chi nhánh mới dự kiến sẽ được bổ sung trong ba năm tới.
Điều này sẽ giúp xác định khả năng mở rộng cần thiết của hệ thống theo thời gian và tránh mua một hệ thống sẽ phải thay thế khi công ty mở rộng.
5. cần những tính năng điện thoại nào?
Ngoài những tính năng cơ bản thì Các nhà sản xuất tổng đài sẽ có tích hợp thêm những tính năng nâng cao và mở rộng khác nhau.
Hiểu được công dụng của từng tính năng sẽ giúp bạn lựa chọn các tính năng và tùy chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Lựa chọn tổng đài điện thoại phù hợp
Quyết định sử dụng Tổng đài tương tự hay Tổng đài IP sẽ phụ thuộc vào ngân sách và yêu cầu điện thoại của doanh nghiệp
Các hệ thống tổng đài IP đã trở nên phổ biến và trở thành lựa chọn hàng đầu cho các tổ chức muốn có giải pháp linh hoạt.
Bên cạnh đó còn mang nhiều lợi thế nhất và chắc chắn là hệ thống điện thoại kinh doanh hiệu quả nhất về chi phí
Hiểu nhu cầu kinh doanh của bạn là điều cần thiết trong việc xác định hệ thống PBX nào sẽ hoạt động tốt cho tổ chức của bạn.
Nếu bạn cần trợ giúp để xác định hệ thống nào phù hợp nhất với tổ chức của mình, hãy liên hệ với chúng tôi theo số 19006921 hoặc gửi email tới admin@vintechvietnam.com
Chuyên mục: Tin tức