Hệ thống tổng đài điện thoại là chìa khóa để thực hiện giao tiếp thành công trong doanh nghiệp và kiểm soát nhiều tính năng mà hệ thống điện thoại doanh nghiệp có. Không chỉ cho phép liên lạc với những người gọi bên ngoài, mà các loại hệ thống tổng đài điện thoại khác nhau cho phép kết nối các đường dây điện thoại của doanh nghiệp bạn để nhân viên có thể dễ dàng liên lạc với nhau
Trên thị trường có rất nhiều loại hệ thống tổng đài khác nhau nhưng hiện nay có 4 loại hệ thống tổng đài điện thoại được các doanh nghiệp hiện đại sử dụng tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu.
Sau đây cùng chuyên gia chúng tôi tìm hiểu thông tin về Các loại hệ thống tổng đài điện thoại khác nhau để có thể lựa chọn loại phù hợp với mực đich, nhu cầu và quy mô doanh nghiệp
Tóm tắt nội dung
Các loại hệ thống tổng đài điện thoại
1. HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI ANALOG (HOẶC TRUYỀN THỐNG)
Hệ thống tổng đài analog hay còn gọi hệ thống tổng đài tương tự là loại truyền thống mà mọi người thường sử dụng nhất., đã được sử dụng từ trước khi internet ra đời
Hệ thống tổng đài này sử dụng dây đồng kết nối với Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PTSN).
là một loại hệ thống điện thoại PBX rất đáng tin cậy vì nó hoạt động ngay cả khi internet bị ngắt , nhưng không phải là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn mở rộng và phát triển.
Nó thường cung cấp chất lượng âm thanh tốt và các tính năng cơ bản được cung cấp bởi hầu hết các điện thoại gia đình
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp ở vùng sâu vùng xa, nơi kết nối internet không nhất thiết phải đáng tin cậy
Tuy nhiên, các hệ thống tổng đài tương tự không thể cung cấp nhiều tính năng hiện đại, bao gồm cả thư thoại đến email.
Người dùng hệ thống tổng đài tương tự cũng có ít cơ hội để cải thiện hoặc nâng cấp hệ thống của họ.
2. HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI KỸ THUẬT SỐ
PBX kỹ thuật số có thể triển khai hệ thống PBX analog truyền thống, cũng như điện thoại IP
Hệ thống này có thể được nâng cấp bằng cách tích hợp với hệ thống VoIP và bằng cách thêm nhạc nền cho khách hàng đang chờ.
So với các đường dây điện thoại analog cũ và có dây, hệ thống tổng đài kỹ thuật số mang lại chất lượng âm thanh tốt hơn.
Các hệ thống này cung cấp các chức năng tiêu chuẩn như tiện ích mở rộng và chuyển khoản.
Họ cũng cung cấp các tùy chọn khác cho cấu hình người dùng như trợ lý trả lời kỹ thuật số, thư thoại và tính năng chuyển tiếp cuộc gọi.
Đây là một lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp có hệ thống dây điện cũ, đường dây điện thoại không an toàn hoặc kết nối internet không đáng tin cậy.
3. HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI IP TẠI CHỖ
Còn được gọi là hệ thống tổng đài Voice IP (VoIP) tận dụng tối đa các kết nối internet hiện có sẵn có
Các hệ thống tại chỗ này sử dụng mạng nội bộ của doanh nghiệp bạn để mang lại độ ổn định cuộc gọi nâng cao, chất lượng âm thanh được cải thiện và nhiều ứng dụng hơn so với các kiểu máy cũ
Mặc dù chi phí lắp đặt ban đầu có thể nhiều hơn một hệ thống PBX tương tự, nhưng chi phí này tiết kiệm được nhiều hơn theo thời gian
Theo thống kê tổng đài VoIP dành cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm cho doanh nghiệp tới 50 phần trăm trên hóa đơn điện thoại trung bình.
tổng đài VoIP cũng dễ bảo trì hơn nhiều so với PBX truyền thống và chỉ bị giới hạn bởi không gian băng thông.
4. HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI DỰA TRÊN ĐÁM MÂY (HOẶC ĐƯỢC LƯU TRỮ)
Hệ thống tổng đài ảo, còn được gọi là hệ thống điện thoại đám mây, tổng đài được lưu trữ hoặc tổng đài IP, sử dụng internet để cung cấp phần cứng, phần mềm và công nghệ tổng đài khác cho doanh nghiệp.
Các dịch vụ này được lưu trữ trong một trung tâm dữ liệu từ xa và các dịch vụ này được truy cập thông qua đám mây.
Lợi ích hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp
Tổng đài điện thoại không chỉ giúp quản lý các tính năng định tuyến và cuộc gọi nâng cao cho các cuộc gọi đến và đi, mà còn mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Dưới đây là những lý do hàng đầu khiến các doanh nghiệp sử dụng PBX
1. Quản lý và hoàn thành cuộc gọi theo lịch trình cụ thể được lập trình sẵn
Và có thể hạn chế hoặc cho phép quay số quốc tế khi cần thiết để tránh chi phí cao.
2. Chuyển cuộc gọi giữa người dùng và các phòng ban một cách dễ dàng.
Thiết lập và duy trì kết nối mà không làm gián đoạn cuộc gọi.
3. Tùy chỉnh lời chào bằng tin nhắn được ghi lại, bao gồm lựa chọn âm nhạc cho doanh nghiệp
4. Vận hành tổng đài hỗ trợ bạn quản lý đội ngũ bán hàng hoặc bộ phận hỗ trợ khách hàng
5. Kết nối nhiều địa điểm văn phòng với cùng một hệ thống điện thoại để nhân viên có thể nói chuyện với nhau.
Thay vì quản lý các hệ thống điện thoại riêng biệt, bạn sẽ sử dụng PBX để xử lý định tuyến cuộc gọi này.
Hướng dẫn chọn tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp
1. Đánh giá hệ thống hiện tại
Nếu công ty của bạn đã có hệ thống điện thoại PBX, tốt nhất bạn nên đánh giá hệ thống đó trước khi thiết lập một hệ thống mới.
2.Đảm bảo hỗ trợ khách hàng
Nếu bạn đang sử dụng hệ thống điện thoại PBX lần đầu tiên, tốt nhất nên đầu tư vào một hệ thống có dịch vụ khách hàng tốt
Dịch vụ khách hàng có độ phản hồi cao đảm bảo rằng bạn có thể liên hệ với ai đó ngay lập tức trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào.
3. Kiểm tra tính linh hoạt
Với sự phổ biến ngày càng tăng của công việc từ xa và sự phát triển không ngừng của các doanh nghiệp nên chọn hệ thống điện thoại PBX có tính linh hoạt và dễ dàng mở rộng
4. Đánh giá chi phí
Hệ thống tổng đài có thể tốn kém vì chúng yêu cầu phần cứng và thiết lập.
Vì vậy Tùy thuộc vào ngân sách và yêu cầu của công ty bạn, bạn nên chọn một hệ thống điện thoại PBX. sao cho phu hợp nhất,
Việc chọn loại PBX nào hoạt động tốt hơn cho doanh nghiệp bạn hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu của bạn . Tổng đài điện thoại voip hoạt động thực sự hiệu quả đối với các doanh nghiệp và phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp hiện nay.
Chuyên mục: Tin tức